税務調査で会社の領収書はどこまで調べられる？

経費で計上した領収書、税務調査で全部調べられるって本当ですか？
万が一の税務調査で、経費の領収書がどこまでチェックされるのか不安に感じたことはありませんか？

税務調査では、経費として計上された領収書が1枚1枚細かく確認されることがあります。それは、会社の経理処理が適切に行われているかどうかを判断するために欠かせない作業なのです。

領収書のチェックポイントや税務調査官の着眼点、そして税務調査に備えるための実践的な対策について、本記事で詳しく解説していきます。

これを読めば、税務調査での領収書チェックに自信を持って臨めるようになるでしょう。ぜひ最後までお付き合いください。

>>千代田区 税理士

税務調査での領収書確認の重要性

① 調査官が領収書を確認する理由

税務調査において、領収書は調査官が注目する重要な資料の一つです。それは、領収書が会社の経費の実態を反映しているからです。調査官は、領収書を確認することで、申告内容の正確性や経費計上の妥当性を検証します。

領収書は、取引の発生を証明する客観的な証拠となります。それゆえ、調査官は領収書の内容を精査し、経費として計上された取引が実際に発生したものかどうかを確かめます。また、領収書の金額や日付、宛名などの情報から、申告内容との整合性もチェックします。

調査官が領収書を重視するのは、不正な経理処理や税金逃れを発見するためでもあります。架空経費の計上や私的支出の経費化といった不正行為は、領収書の内容に反映されることが多いのです。そのため、調査官は領収書を入念に確認し、そうした不正の痕跡を見逃さないよう努めています。

② 領収書で注目されるポイント

税務調査で調査官が領収書をチェックする際、いくつかの重要なポイントに注目します。まず、領収書の宛名が正しく会社名になっているかどうかを確認します。個人名義の領収書が混在していると、私的支出を経費として計上している可能性が疑われます。

次に、領収書の日付と金額に着目します。日付が連続していたり、金額が極端に大きかったりする場合、不自然な経費計上の疑いが生じます。また、領収書の品目や内容も重要なチェックポイントです。会社の事業内容と関連性の薄い支出や、明らかに私的な買い物と思われる品目があれば、経費としての妥当性が問われます。

さらに、領収書の形式や発行元も調査官の注意を引きます。手書きの領収書や、発行元の情報が不明瞭な領収書は、信憑性に欠けると判断されがちです。一方、きちんとした発行元から出された印刷の領収書は、信頼性が高いと見なされます。このように、領収書の様々な側面が調査官の目に留まるのです。

③ 個人利用の経費計上が疑われるケース

税務調査で個人利用の経費計上が疑われるケースは少なくありません。例えば、社長や役員の家族旅行の費用を会社の経費として処理していたり、高級レストランでの私的な飲食代を接待交際費に計上していたりする場合です。こうした行為は、会社の経費と個人の支出を混同しており、不適切な経理処理と見なされます。

また、社用車として登録されている車両の燃料代や修理代を経費計上しながら、実際には主に個人的な用途で使用していたケースも問題視されます。会社の業務に直接関連しない支出を経費として処理することは、税法上認められません。

個人利用の経費計上が発覚した場合、税務調査官から厳しい指摘を受けるだけでなく、追徴課税や加算税などのペナルティを課される可能性もあります。会社の信頼性を損なうだけでなく、財務的な負担も大きくなるでしょう。したがって、経費計上の際は、個人利用との明確な区分けを心がける必要があるのです。

調査官は領収書から何を調べるのか

① 経費の妥当性と業務関連性の確認

税務調査官は、領収書を通じて経費の妥当性と業務関連性を確認します。領収書に記載された品目や内容が、会社の事業活動に必要なものであるかどうかを精査するのです。例えば、事務用品や製造設備、販促品などの購入費用は、通常、業務に関連する経費として認められます。

一方、高級外車のリース料や社員旅行の費用など、事業との関連性が薄いと判断される支出は、経費としての妥当性が疑問視されます。調査官は、領収書の内容を会社の事業内容や業態と照らし合わせ、経費計上の適切性を見極めようとします。

また、接待交際費として計上された飲食代についても、調査官は領収書の日時や場所、金額などから、その必要性や妥当性を検討します。会社の利益に直結しない過剰な接待や、私的な飲み会の費用までを経費に含めていないかどうかがチェックされるのです。このように、調査官は領収書の一つ一つを丹念に確認し、経費の正当性を判断していきます。

② 架空経費や水増し請求の発見方法

税務調査官は、領収書をもとに架空経費や水増し請求の有無を調べます。まず、領収書の発行元に着目し、その実在性や信頼性を確かめます。架空の取引先からの領収書や、実態のない事業者からの請求書が混在していないかどうかを精査するのです。

次に、領収書の金額と取引の実態との整合性を検証します。通常の市場価格から大きく乖離した高額な領収書や、同一の品目・サービスなのに月ごとに金額が大きく変動している領収書などは、水増し請求の疑いが生じます。調査官は、他の取引先との比較や業界の相場を参考にしながら、不自然な価格設定がないかを確認します。

また、連続した日付で大量の領収書が計上されていたり、同一の発行元から頻繁に高額な請求が来ていたりする場合も、架空経費のシグナルとして捉えられます。調査官は、取引の頻度や金額の推移を分析し、不自然な経費計上のパターンを見抜こうとするのです。こうした手法を駆使することで、架空経費や水増し請求の発見に努めています。

③ 領収書の改ざんや不正利用の兆候

税務調査官は、領収書の改ざんや不正利用の兆候にも注意を払います。例えば、宛名や日付、金額などが書き換えられた形跡がある領収書は、改ざんの疑いが強くなります。ボールペンの筆跡の違いや、修正液の使用痕、紙の破れや歪みなどが、改ざんの証拠として捉えられるのです。

また、同一の領収書を複数回使用していたり、他社の領収書を流用していたりするケースも、不正利用として問題視されます。調査官は、領収書の重複や不自然な組み合わせがないかを丹念にチェックします。

さらに、領収書の発行元との取引関係を調べることで、不正の兆候を探ります。実態のない取引先からの領収書や、業務内容と無関係な事業者からの請求書が多数を占めている場合、取引の真実性に疑問が生じます。調査官は、必要に応じて取引先への往査や確認を行い、領収書の信憑性を検証するのです。このように、領収書の改ざんや不正利用の発見は、調査官の重要な任務の一つなのです。

領収書の保管と管理のポイント

① 領収書の保存期間と法的義務

適切な税務処理を行うために、領収書の保存は欠かせません。法人税法上、領収書を含む帳簿書類の保存期間は原則として7年間と定められています。ただし、青色申告を行った事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた場合や、青色申告を行わなかった事業年度で災害損失金額が生じた場合には、保存期間が10年間に延長されます。

個人事業主の場合、所得税法に基づく保存義務があります。青色申告者は7年間、白色申告者は5年間の保存が求められます。ただし、前々年分の所得が300万円以下の青色申告者については、現金預金取引等関係書類の保存期間が5年間となります。税務調査で追加資料の提出を求められた場合、保存期間を経過していても提示する必要があるため、できる限り長期的に保管しておくことが賢明でしょう。

領収書の保存は、単に法律で義務付けられているだけでなく、会社の経理の透明性や信頼性を担保する上でも重要な意味を持ちます。万が一の税務調査に備えて、領収書を適切に管理することは、経理担当者の責務と言えるでしょう。

② 電子データでの領収書保存

近年、電子化の進展に伴い、領収書を電子データで保存する企業が増えています。国税関係帳簿書類の保存方法として、スキャナ保存制度や電子帳簿保存法が整備されたことで、紙の領収書をデジタル化して保管することが可能になりました。

電子データでの領収書保存には、いくつかのメリットがあります。まず、保管スペースを大幅に削減できます。倉庫や書庫に紙の領収書を山積みにする必要がなくなり、オフィスのスペース効率が上がります。また、検索性の向上も大きな利点です。領収書の内容や発行日、金額などをデータベース化することで、必要な領収書をすぐに見つけ出すことができるのです。

ただし、電子データでの保存には一定のルールがあります。電子帳簿保存法に基づくスキャナ保存制度を利用する場合、適切な解像度（25.4ミリメートル当たり200ドット以上）でのスキャンや、タイムスタンプの付与、訂正削除履歴の確保など、一定の要件を満たす必要があります。また、2024年1月1日以降は、電子で受け取った領収書は電子のまま保存することが義務付けられ、紙に出力しての保存は認められなくなります。これらの条件を満たした上で、電子化された領収書を適切に管理することが求められるのです。

③ 紛失時の対応方法

領収書の紛失は、税務処理上のトラブルに繋がりかねない深刻な問題です。万が一、領収書を紛失してしまった場合、まずは取引先に連絡を取り、再発行や領収書に代わる証明書の発行を依頼します。請求書や納品書、契約書などの関連資料を提示し、取引の実在性を示すことが重要です。

それでも領収書の入手が難しい場合は、取引内容を詳細に記録した経緯説明書を作成します。取引年月日や金額、品目、取引先情報などを可能な限り具体的に記し、紛失の理由も合わせて説明します。この説明書を、関連資料と共に保管しておくことで、税務調査の際の補足資料として活用できます。

ただし、紛失した領収書の金額が大きい場合や、紛失が頻発している場合は、税務調査官から厳しい指摘を受ける可能性があります。領収書の管理体制の不備が問われ、経費の正当性に疑義が生じるからです。したがって、日頃から領収書の保管には細心の注意を払い、紛失リスクを最小限に抑える努力が求められます。

税務調査に備えるための実務的対策

① 経費精算時の注意点

経費精算の際は、領収書の内容を慎重に確認することが大切です。宛名が正しく会社名になっているか、日付や金額に誤りがないか、品目や内容が適切か、発行元の情報に不備がないかなど、チェックすべきポイントは多岐にわたります。

また、経費の妥当性や必要性についても、十分に吟味する必要があります。事業との関連性が薄い支出や、私的な費用と混同されるような支出は避けるべきでしょう。社内規定に則った経費精算を徹底し、領収書の適切な処理と管理を心がけることが重要です。

さらに、経費の申請者に対して、領収書の取り扱いや注意点を周知徹底することも欠かせません。領収書の重要性や保管方法、記載事項の確認など、基本的なルールを共有し、全社的な意識向上を図ることが求められます。

経費精算の手続きについて、社内研修や勉強会を開催し、従業員の理解を深めるのも効果的でしょう。経理担当者が中心となって、具体的な事例を交えながら、適切な領収書の取り扱い方を説明することで、社内の意識改革につなげることができます。

このように、経費精算時の細やかな確認と、社内教育の徹底が、税務調査に備える上での実務的な対策となるのです。日頃から正しい経理処理を心がけ、領収書の管理を徹底することが、将来の税務リスクを軽減する鍵となるでしょう。

② 税理士との連携の重要性

税務調査への備えには、税理士との連携が欠かせません。税理士は、税法に関する専門的な知識を持ち、税務調査の対策や対応について的確なアドバイスを提供してくれます。日頃から税理士と緊密にコミュニケーションを取り、経理処理の適正性や領収書の管理体制について確認してもらうことが重要です。

税理士は、税務調査の事前対策として、経理書類の事前チェックや指導を行ってくれます。領収書の記載内容や処理方法に不備がないか、経費の妥当性に問題がないかなど、専門的な視点から確認し、改善点を提案してくれるのです。また、税法改正の動向や、税務調査の傾向などについても情報提供してくれるため、会社の税務リスクを未然に防ぐことができます。

万が一、税務調査が入った場合も、税理士が調査立会いや調査官との交渉を担ってくれます。複雑な税務上の論点について、税理士が専門的な見地から説明することで、調査をスムーズに進めることができるのです。調査官との質疑応答や資料提出の際も、税理士の同席が心強い味方となるでしょう。このように、税理士との連携は、税務調査への備えに不可欠な要素なのです。

③ 税務調査時の対応マニュアル作成

税務調査に備えるには、社内の対応マニュアルを作成しておくことが有効です。マニュアルには、税務調査が入った際の社内の連絡体制や、担当者の役割分担、必要書類の準備手順などを明記します。

まず、税務調査の通知を受けた際の社内報告のルートを定めておきます。経理担当者から経営陣への速やかな報告と、調査への対応方針の決定が重要です。また、調査当日の対応者や同席者、会議室の手配なども事前に取り決めておくことで、混乱を避けることができます。

次に、調査に必要な帳簿書類や領収書の準備手順を明確にしておきます。関連書類の所在や保管状況を把握し、すぐに取り出せる体制を整えておくことが肝心です。また、電子データで保存している場合は、閲覧用のPCや印刷環境も用意しておく必要があります。

さらに、調査当日の対応マナーについても、マニュアルで共有しておくことが望ましいでしょう。調査官への丁寧な応対はもちろん、質問には簡潔かつ正直に答える、立会人なしでの調査官との個別面談は避けるなど、基本的な心構えをまとめておくことで、調査を円滑に進める一助となるのです。このように、綿密な対応マニュアルの作成は、税務調査への実務的な備えとして重要な意味を持つのです。

>>確定申告で領収書がない場合

領収書が調べられる税務調査のまとめ

税務調査では、会社の経費として計上された領収書が細かくチェックされます。調査官は、領収書の記載内容や金額の妥当性、そして不正な改ざんの痕跡がないかを入念に確認します。

日頃から正しい経理処理を心がけ、領収書の管理を徹底することが、将来の税務リスクを軽減する鍵となるでしょう。また、税理士との連携や社内教育の充実、そして税務調査時の対応マニュアルの整備など、実務的な対策を講じておくことも重要です。

万が一の税務調査に備えて、今から適切な準備を始めてみてはいかがでしょうか。