確定申告で領収書がない場合

「確定申告をするのに領収書がないと困ってしまうんだけど、どうしたらいいの？」このような疑問をお持ちではないでしょうか。領収書がなくても、適切な方法をとれば経費として申告することは可能です。本記事では、税理士による監修のもと、領収書がない・紛失した場合の対処法や、領収書の適切な管理と保管のコツについて詳しく説明します。これを読めば、確定申告で領収書に関するお悩みが解決できるはずです。ぜひ最後までご覧ください。

>>千代田区 税理士

確定申告での領収書提出は不要

経費計上に領収書は必須だが提出不要

確定申告の際、経費の根拠となる領収書は必ず保管しておく必要がありますが、税務署への提出は不要です。確定申告書と一緒に領収書を提出する必要はなく、青色申告決算書（青色申告の場合）や収支内訳書（白色申告の場合）の添付で十分です。

ただし、経費として計上した支出の妥当性を証明するために、領収書は適切に保管しておかなければなりません。税務調査の際に、領収書の提示を求められる可能性があるためです。

また、所得税法で定められた一定期間、領収書の保存が義務付けられています。保存期間は、青色申告の場合は7年間、白色申告の場合は5年間です。確定申告が終わったからといって、すぐに領収書を破棄してはいけません。

領収書がない・紛失した場合の対処法

レシートやカード明細で代用可能

領収書を紛失してしまった場合や、そもそも発行されなかった場合でも、レシートやクレジットカードの利用明細などで代用することができます。レシートに宛名や但し書きがあれば、支払いの証拠として認められるでしょう。

クレジットカードや電子マネーの利用明細も、支払日や金額、取引先が記載されていれば、領収書の代わりになります。ただし、これらの明細だけでは、その支出が事業のためのものなのかどうかが分からないことがあります。その場合は、別途、支出の目的や内容を記載したメモを添付しておくと良いでしょう。

また、請求書や納品書、振込明細、取引に関するメールのやり取りなども、支出の事実を証明する書類として利用できます。これらの書類から、支払日や金額、取引内容が明確に分かるようにしておくことが大切です。

出金伝票で経費を証明

領収書の代わりとなる明細がない場合は、自分で作成した出金伝票を領収書の代わりとして扱うこともできます。出金伝票には、支払日や金額、支払先、支払目的などを詳細に記載します。

特に、支出が事業に関連するものであることを明確にするために、取引内容や相手先を具体的に書くことが重要です。「●月●日 △△株式会社との打ち合わせの飲食代 ￥5,000」のように、第三者が見ても内容が分かるように記載しましょう。

ただし、出金伝票だけでは支出の証拠としては弱いため、税務調査の際に経費として認められない可能性があります。日頃から、帳簿をしっかりとつけ、普段の取引との整合性を示せるようにしておくことが大切です。

再発行依頼する

業者に領収書の再発行を依頼するのも一つの方法です。ただし、多くの場合、領収書の再発行は難しいでしょう。再発行を断られた場合は、支払いを証明する他の書類（例：請求書、支払証明書など）を発行してもらえるか確認すると良いでしょう。

再発行を断られる理由としては、二重発行による不正を防ぐためや、発行済みの領収書との整合性を保つためなどが考えられます。

金額の大きな取引で、どうしても領収書が必要な場合は、一度問い合わせてみる価値はあるでしょう。再発行が難しい場合でも、支払いを証明する何らかの書類を発行してもらえるかもしれません。

領収書の適切な管理と保管のコツ

電子データ保管がおすすめ

2022年1月1日から、電子帳簿保存法が改正され、電子データで受け取った領収書や請求書を紙で保存する必要がなくなりました。これにより、電子データのまま保存することが認められ、業務効率の向上が期待されています。ただし、電子データで保存する場合は、適切な保存方法や検索機能の確保など、一定の要件を満たす必要があります。

電子メールで受け取った請求書や、インターネット上でダウンロードした領収書などの電子取引データは、電子データのまま保存することが義務付けられています。これらを紙に印刷して保存するだけでは要件を満たさないため、注意が必要です。

2024年1月1日から、電子帳簿保存法の要件がさらに緩和され、電子データの保存がより容易になります。これにより、スキャナ保存の要件が緩和され、領収書の電子保存がしやすくなります。ただし、詳細な要件や手続きについては、最新の情報を確認することが重要です。

月・種類ごとに分類・整理

領収書は、月ごとや支払いの種類ごとにまとめて整理しておくと便利です。後から確認しやすいだけでなく、保管場所もスッキリとまとまります。

月ごとにファイルを作り、日付順に領収書を綴じていく方法が一般的でしょう。封筒やクリアファイルに入れて保管する方法もあります。

現金払いの領収書、クレジットカード払いの利用明細、振込の控えなど、支払い方法ごとに分けておくのもおすすめです。経費の種類ごとに分類するのも良いでしょう。交通費、接待交際費、消耗品費など、項目ごとにまとめておくと、確定申告の際に金額を集計するのに役立ちます。

法定保存期間に注意

確定申告期限から原則7年、e-Tax（電子申告）の場合は5年間は、税務署から領収書の提示を求められる可能性があるため、必ず保存しておく必要があります。提示を求められた際にすぐに対応できるよう、保存場所を決めて管理しましょう。

保存期間を過ぎたからといって、すぐに廃棄する必要はありません。事業が継続している限り、経費の妥当性を説明する必要が出てくることもあるでしょう。保存場所に余裕があるなら、10年程度は保管しておいても良いかもしれません。

一方で、保存期間を過ぎた領収書を延々と保管し続ける必要はありません。一定のルールを決めて、定期的に廃棄するようにしましょう。シュレッダーにかけるなどして、個人情報の漏洩にも注意が必要です。

消費税の課税事業者が仕入税額控除を受けるためには、適格請求書（インボイス）の保存が必要です。領収書を紛失した場合、仕入税額控除が認められない可能性があるため、特に注意が必要です。

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確定申告で領収書がない場合のまとめ

税理士の解説のもと、確定申告で領収書がない場合の対処法と適切な管理方法について説明しました。領収書は提出不要ですが、経費の根拠として必ず保管する必要があります。紛失時はレシートやカード明細、出金伝票で代用可能です。電子データでの保管がおすすめで、月・種類ごとに整理し、法定期間は必ず保存しましょう。以下の表で要点をまとめました。